Exportar datos o crear copia de seguridad de Gmail

Procedimiento para exportar o crear una copia de seguridad de los datos almacenados a través del producto o servicio de correo electrónico de Gmail, para administrar la cuota del espacio asignado en una cuenta de usuario.

Como ya podrás saber, el servicio de correo electrónico que ofrece Gmail a sus usuarios de manera gratuita consta de un máximo de 15 GB de espacio para el almacenamiento que también se comparte con los servicios de Google Drive y Google Fotos, por lo que en el transcurso del tiempo puede ocasionar que una cuenta de correo se vea limitada tras alcanzar dicho límite y en ese caso, al quedarse sin espacio de almacenamiento el usuario no podrá guardar archivos nuevos en su cuenta, afectando principalmente el envío y recepción de correos electrónicos.

En ese sentido el servicio de Gmail toma en cuenta la necesidad de los usuarios para con sus cuentas de correo electrónico y ofrece la opción de actualizar a una cuenta «premium» o pago mediante Google One, para aquellos que deseen ampliar su espacio de almacenamiento. Con este servicio una cuenta puede ampliar su espacio desde 100 GB y hasta 30 TB.

Pero para aquellos usuarios que aún buscan mantener su cuenta gratis (con 15 GB) y se ven arropados por el consumo de su cuota límite, existe la opción de realizar una exportación o copia de seguridad de su datos para trasladarlos a otro servicio, y aquí te muestro como.

Administrar Cuenta de Google

Si está conectado a través de un PC o equipo de escritorio para controlar los datos de la cuenta, debe iniciar sesión en Gmail y posteriormente debe hacer clic en el logo de la cuenta de Google que aparece ubicado en la esquina superior derecha del navegador, el cual desplegará un menú emergente donde mostrará un botón o enlace con la siguiente etiqueta: «Administra tu cuenta de Google». Haga clic en dicho botón para ingresar en la página de la administración de todos sus datos.



Seguidamente busque la opción «Datos y Personalización» dispuesto en el menú principal y acceda en la opción «Descargar tus datos» para hacer una copia de seguridad y exportarlos a otra cuenta o servicio.



Mueva la barra de desplazamiento vertical del navegador hacia abajo hasta encontrar la opción para «Crear una exportación nueva», tomando en cuenta los productos de Google que desea incluir en dicha copia de seguridad.

En el caso de realizar una exportación específica de los datos deberá desmarcar todos los productos y seleccionar únicamente el deseado, en nuestro caso Gmail. Al final de la lista elegimos «Paso siguiente».



Ahora toca elegir el destino, la frecuencia y el tipo de archivo de salida (compresión .zip, .tgz), así como el tamaño de la partición de los archivos, para ello puede dejar las opciones elegidas de manera predeterminada (Exportar una vez y .zip). Seguidamente pulsamos sobre el botón de «Crear exportación».



Una vez que se haya finalizado el proceso de la configuración de la exportación de los datos Google le informará vía correo electrónico sobre una solicitud de copia de seguridad. Mientras ello ocurre, note que dependiendo de la cantidad de información a respaldar de los productos de su cuenta, este proceso puede tardar horas o incluso días, pero para cuando esté todo listo, se le notificará vía correo electrónico sobre la finalización del proceso y dispondrá de un enlace en su cuenta para bajar los archivos.



Para culminar la explicación, ya lo único que queda es verificar tu historial de solicitudes de exportación de datos de los productos de Google para que puede proceder a realizar la descarga en un dispositivo de almacenamiento externo de confianza. Cabe señalar que cada exportación solicitada y listada para descargar, estará disponible por no más de una semana, de igual manera puede cancelar solicitudes de copia de seguridad durante el proceso.